Clore un semestre de royalties, étape par étape

Deux fois par an, des rapports de distributeurs et des contrats doivent devenir un relevé par artiste. Voici dix étapes, dans l'ordre, pour ne rien oublier : comment faire chacune à la main, et ce que Labelmate fait à votre place quand il le peut.

Une méthode de travail, pas un conseil juridique ou comptable.

Un café, un carnet et un stylo sur une table blanche.

Avant de commencer

La même liste, dans le même ordre, à chaque semestre

Clore un semestre, c'est transformer ce que vos distributeurs ont versé en un relevé par artiste. Chaque étape s'appuie sur la précédente : un rapport oublié fausse un total, et un total faux fausse chaque relevé qui en dépend.

Nous avons regroupé les dix étapes en trois temps : réunir et vérifier les chiffres, appliquer les contrats, puis émettre, payer et archiver. Pour chacune, voici comment la faire à la main, et ce que fait Labelmate quand il peut s'en charger. Avant de vous lancer, ayez ceci sous la main.

La liste de vos artistes, avec leurs contrats et leurs avenants
L'accès à la boîte mail du label et aux espaces de vos distributeurs
Les relevés du semestre précédent, pour repartir des bons soldes

Des chemises jaunes et roses et un stylo, sur une table en bois.

Premier temps

Réunir et vérifier les chiffres

Avant tout calcul, assurez-vous d'avoir tous les rapports, et que chacun est juste.

1
Fixez la période
Notez la date de début et la date de fin, par exemple de janvier à juin. Vérifiez que le semestre précédent est clos : ce qui restait alors à récupérer sur chaque avance, le solde, est votre point de départ. Votre contrat peut aussi dire ce qui compte dans la période, les ventes réalisées ou les sommes reçues. Dans Labelmate, le moteur reporte lui-même les soldes d'une période à l'autre.
2
Réunissez tous les rapports de distributeurs
Un rapport de distributeur est le fichier qui dit ce que chaque titre a rapporté, par plateforme, par pays et par mois. Cherchez dans vos e-mails et sur l'espace de chaque distributeur tous ceux qui couvrent la période, et gardez-les tels quels. Un distributeur qui envoie un rapport par mois doit en avoir envoyé six. Labelmate repère les rapports reçus dans votre boîte mail et vous propose de les importer, ou vous déposez le fichier vous-même, en CSV, Excel ou ZIP ; pendant l'accès anticipé, nous configurons le format de votre distributeur avec vous.
3
Vérifiez le total de chaque rapport
Additionnez les lignes de chaque rapport et comparez le résultat au total annoncé par le distributeur. Le montant qui compte est celui des recettes nettes : ce que le label a reçu, après la part du distributeur. Un écart a toujours une cause, par exemple une ligne de total comptée comme une vente, ou un fichier compté deux fois : trouvez-la avant d'aller plus loin. À l'import, Labelmate vérifie que le total des lignes est bien celui du fichier, et détecte un fichier déjà importé.
4
Rattachez chaque ligne à un titre
Chaque ligne d'un rapport doit correspondre à un titre de votre catalogue, et chaque titre à un artiste. L'ISRC, le code unique de chaque enregistrement, est le repère le plus sûr. Une ligne rattachée à aucun titre ne peut être payée à personne : listez ces lignes, cherchez pourquoi (une nouvelle sortie, un remix, un titre mal orthographié), et ne les écartez jamais en silence. Dans Labelmate, le catalogue montre les titres que citent vos rapports et l'artiste auquel chacun est rattaché.

Une platine en marche, à côté de quarante-cinq tours.

Deuxième temps

Appliquer les contrats et calculer

Les chiffres sont complets et justes. Il reste à leur appliquer ce que prévoit chaque contrat, puis à relire.

1
Relisez les contrats
Pour chaque artiste, rouvrez le contrat et ses avenants, et vérifiez quatre choses : le taux, la part des recettes qui revient à l'artiste ; l'avance, une somme versée d'avance puis récupérée sur ses royalties ; les frais que le contrat permet de récupérer ; et qui est payé, par exemple un artiste invité ou un producteur payé en points (trois points, c'est 3 %). Si vous l'activez, l'IA de Labelmate lit les contrats reçus par e-mail et propose le taux et l'avance en citant le passage exact ; rien n'est enregistré sans votre accord. Un partage entre plusieurs bénéficiaires sur un même contrat se vérifie encore à la main.
2
Ajoutez les frais et les factures en retard
Les frais récupérables sont les dépenses que le contrat permet de récupérer sur les royalties de l'artiste, comme une avance. Rassemblez leurs factures, vérifiez qu'elles concernent bien cet artiste, et ajoutez-les à ce qui reste à récupérer. Une facture arrivée après la clôture ne doit pas se perdre : reportez-la sur le semestre suivant. Avec l'IA activée, Labelmate propose les factures reçues par e-mail comme coûts récupérables, que vous validez ; une facture datée d'un semestre déjà émis compte au relevé suivant, et garde sa vraie date.
3
Calculez, puis relisez chaque relevé
Pour chaque artiste, les recettes nettes multipliées par le taux donnent ses royalties. On en retire ce qui reste à récupérer sur l'avance et les frais ; ce qui demeure est à payer. Si les royalties ne suffisent pas à tout couvrir, rien n'est à payer, et ce qui reste à récupérer passe au semestre suivant. Relisez ensuite chaque relevé comme le lirait l'artiste, et comparez-le au précédent. Dans Labelmate, un moteur testé fait le calcul, jamais l'IA, et chaque chiffre renvoie à la ligne du rapport d'où il vient.

Un exemple

Relire un relevé : chaque chiffre découle du précédent

Voici le calcul d'un semestre pour un artiste imaginaire, tel qu'un relevé devrait permettre de le suivre, ligne après ligne.

Étape	Montant	D'où il vient
Recettes nettes du semestre	12 480,00 €	La somme des lignes de rapport rattachées à ses titres
Taux du contrat	18 %	Le contrat, à la clause sur la rémunération
Royalties de la période	2 246,40 €	12 480,00 € × 18 %
Restait à récupérer sur l'avance	1 500,00 €	Le relevé du semestre précédent
Récupéré sur la période	1 500,00 €	Le plus petit des deux montants ci-dessus
À payer	746,40 €	2 246,40 € moins 1 500,00 €
Reste à récupérer	0,00 €	L'avance est entièrement récupérée

Exemple : un artiste et des montants inventés pour l'illustration. Les chiffres s'additionnent au centime près.

Troisième temps

Émettre, payer, archiver

Les relevés sont justes. Il reste à les figer, à les envoyer, à payer, et à tout ranger pour plus tard.

1
Émettez les relevés et verrouillez la période
Produisez un relevé par artiste, daté, et gardez-en une copie qui ne bougera plus, un PDF par exemple. Ne touchez plus au calcul de ce semestre : si une erreur apparaît plus tard, corrigez-la de façon visible, par exemple sur le relevé suivant en expliquant l'écart, plutôt que de réécrire l'ancien. Dans Labelmate, émettre produit un PDF par artiste et verrouille la période : ses chiffres ne changent plus.
2
Envoyez les relevés, puis payez
Envoyez à chaque artiste son relevé, avec quelques lignes qui résument le montant et la date du paiement, et gardez l'e-mail envoyé. Faites ensuite les virements depuis votre banque, du montant à payer de chaque relevé, et notez leur date. Le traitement fiscal et social de ces paiements relève de votre expert-comptable. Labelmate n'envoie pas les relevés et ne verse pas l'argent : vous envoyez chaque PDF vous-même, et le paiement part de votre banque, comme aujourd'hui.
3
Archivez, et gardez les justificatifs
Rangez ensemble, par semestre et par artiste, les rapports utilisés tels que reçus, le contrat et ses avenants, les factures des frais récupérés, le relevé envoyé et la preuve du paiement. L'article L. 212-15 prévoit qu'à la demande de l'artiste, le producteur fournit les justificatifs de ses comptes à un expert-comptable mandaté par l'artiste : c'est ce dossier qu'il faudra retrouver. Dans Labelmate, chaque relevé émis est archivé en PDF/A, un format conçu pour la conservation à long terme, avec son empreinte (un code calculé à partir des données du relevé) et ces données jointes ; un rapport qui a servi à un relevé émis reste en place.

Questions fréquentes

Faut-il un relevé pour un artiste qui n'a rien à toucher ?

L'article L. 212-15 ne prévoit pas d'exception pour un semestre sans paiement, par exemple tant qu'une avance n'est pas récupérée. Un relevé à zéro a son utilité : il montre à l'artiste ce qu'il a gagné et où en est son avance.

Un rapport arrive après la fin du semestre : que faire ?

Votre contrat peut dire si l'on compte les ventes réalisées pendant le semestre ou les sommes reçues pendant le semestre. Appliquez sa règle à chaque période, pour qu'aucun rapport ne soit compté deux fois, ni oublié.

Un artiste conteste un chiffre : par où commencer ?

Par la ligne du rapport d'où vient ce chiffre, puis par la clause du contrat qui fixe le taux. Dans Labelmate, chaque chiffre renvoie à sa ligne de rapport, et chaque valeur lue par l'IA cite le passage exact du contrat.

Faut-il être deux pour clore un semestre ?

Si vous le pouvez, oui : l'un prépare, l'autre relit, et un second regard voit ce que le premier ne voit plus. Dans Labelmate, plusieurs personnes du label peuvent travailler, chacune sur son ordinateur, sur les mêmes données, chiffrées et synchronisées.

Avec Labelmate

Moins de recopie, les mêmes vérifications

Labelmate se charge des étapes où l'on recopie le plus. Il repère dans votre boîte mail les rapports, les contrats et les factures, vérifie le total de chaque rapport à l'import et, si vous activez l'IA, lit vos contrats et vos factures en citant le passage. Un moteur testé fait ensuite le calcul, jamais l'IA.

Les décisions restent les vôtres : rien n'est enregistré sans votre accord, et c'est vous qui émettez les relevés, un PDF par artiste avec le détail ligne à ligne et les rapports d'origine. L'envoi et le paiement restent entre vos mains, depuis votre messagerie et votre banque.