Vos relevés sur tableur : là où ça se complique
Si vous faites vos relevés dans Excel, Google Sheets ou Numbers, vous connaissez le rituel : deux fois par an, recopier les rapports, retrouver les contrats, reporter les soldes. Un tableur a de vraies qualités. Voici, simplement, où il vous fait perdre du temps et prendre des risques, et ce que Labelmate change.
Le point de départ
Ce que contient un relevé
Un relevé de royalties dit à un artiste ce que sa musique a rapporté sur une période, ce que le label a récupéré sur son avance, et ce qui lui reste dû. En France, dès qu'un contrat prévoit une rémunération en fonction des recettes, l'article L. 212-15 du Code de la propriété intellectuelle impose au producteur de rendre compte à l'artiste, chaque semestre, du calcul de sa rémunération, de façon explicite et transparente.
Le calcul de base tient en une phrase. On part des recettes nettes, c'est-à-dire ce que le label a réellement encaissé après la part du distributeur, on applique le taux prévu au contrat, puis on déduit ce qui reste à récupérer sur l'avance : la somme versée à l'artiste avant que sa musique ne rapporte, reprise ensuite sur ses royalties.
Sur un tableur, ce calcul devient un rituel : un modèle de relevé, un onglet par rapport de distributeur, un fichier par artiste, et des formules qui relient le tout. Tant que rien ne bouge, cela fonctionne.
Soyons justes
Ce qu'un tableur fait bien
Le tableur n'est pas le problème. Il a de vraies qualités, et il est logique d'avoir commencé avec lui.
Tout le monde sait s'en servir
Filtrer une colonne, faire une somme, imprimer une page : votre équipe sait déjà le faire. Personne n'a besoin d'être formé, et le fichier s'ouvre presque partout.
Il s'adapte à tout
Un contrat inhabituel, un coût exceptionnel, une règle négociée à part : on ajoute une colonne et on continue. Cette souplesse est sa grande force.
Tout est sous vos yeux
Chaque chiffre est dans une cellule, chaque formule se lit. Rien n'est caché, et vous pouvez refaire un calcul à la main pour le vérifier.
Vous l'avez déjà
Pas d'outil de plus à installer ni à apprendre. Pour un ou deux artistes, il suffit souvent.
Premier écueil
Recopier les rapports, recopier les formules
Chaque distributeur envoie son rapport : le fichier qui dit ce que chaque titre a rapporté, par plateforme, par pays et par mois. Il peut compter des milliers de lignes, et chaque distributeur a ses propres colonnes, ses intitulés, parfois un fichier par mois. Pour le faire entrer dans votre modèle, il faut copier, coller et remettre les colonnes dans l'ordre.
Viennent ensuite les formules. Une formule tirée une ligne trop court, une référence qui glisse quand on insère une colonne, un filtre resté actif : le tableur calcule quand même, car il ne peut pas savoir ce que vous vouliez faire. L'erreur apparaît plus tard, quand un artiste ou son manager pose une question.
Au semestre suivant, tout recommence avec de nouveaux rapports. Et chaque copie est une nouvelle occasion de se tromper.
- Un format différent pour chaque distributeur
- Des lignes à copier et coller à chaque semestre
- Des erreurs qui ne se voient pas
Exemple
Le chiffre que l'on recopie à la main
Une avance ne se récupère pas toujours en un seul relevé. Ce qui reste à récupérer à la fin d'un semestre devient le point de départ du suivant. Dans un tableur, ce chiffre passe d'un fichier à l'autre à la main : une faute de frappe, et tous les relevés suivants sont faux.
| Pour un artiste | 1er semestre | 2e semestre |
|---|---|---|
| Recettes nettes du rapport | 12 000,00 € | 20 000,00 € |
| Royalties de l'artiste (18 %) | 2 160,00 € | 3 600,00 € |
| Restait à récupérer sur l'avance | 5 000,00 € | 2 840,00 € |
| Récupéré sur la période | 2 160,00 € | 2 840,00 € |
| Reste à récupérer | 2 840,00 € | 0,00 € |
| À payer à l'artiste | 0,00 € | 760,00 € |
Exemple inventé : un taux de 18 % sur les recettes nettes et une avance de 5 000 €. Les 2 840 € qui restent à récupérer à la fin du 1er semestre sont le chiffre à reporter sur le relevé suivant.
Deuxième écueil
La facture arrivée trop tard, le contrat à relire
Un coût récupérable est une dépense que le label paie pour un artiste, un mastering ou un clip par exemple, et que le contrat permet de reprendre sur ses royalties. Encore faut-il avoir la facture à temps. Quand elle arrive après la clôture du semestre, elle est oubliée, ou ajoutée à une période déjà envoyée à l'artiste.
Les contrats posent le même problème. À chaque relevé, on rouvre le PDF pour vérifier un taux, le montant d'une avance, ce qui est récupérable ou non. Le contrat dort quelque part dans les e-mails, et un avenant, c'est-à-dire une modification signée plus tard, change parfois la règle.
Rien de tout cela n'est difficile. C'est du temps, deux fois par an, et autant d'occasions de se tromper.
- Des factures à retrouver, une par une
- Des taux et des avances relus à chaque relevé
- Des avenants rangés loin du contrat
Troisième écueil
Un fichier par artiste, et plusieurs versions de chacun
Quand le travail se répartit entre plusieurs fichiers, c'est la cohérence qui se perd.
Un fichier par artiste
Le modèle est dupliqué pour chaque artiste. Une correction faite dans un fichier doit être refaite dans tous les autres, et il suffit d'en oublier un.
Trois versions du même relevé
« relevé_final », « relevé_final_v2 », une copie envoyée par e-mail, une autre dans un dossier partagé : laquelle fait foi ?
Qui a changé quoi ?
Un taux corrigé, une ligne supprimée : quand le fichier circule en plusieurs copies, plus personne ne sait qui a changé quoi, ni quand, ni pourquoi.
Une seule personne s'y retrouve
Il arrive qu'une seule personne comprenne vraiment le fichier. Quand elle n'est pas là, les relevés attendent.
Questions avant de changer d'outil
Faut-il abandonner mon tableur ?
Non. Gardez-le pour le reste de votre gestion. Labelmate ne s'occupe que de vos relevés de royalties : les rapports, les contrats, les coûts récupérables et le calcul.
Puis-je reprendre mon fichier actuel ?
Non : Labelmate ne lit pas votre modèle de relevé. Vous importez les rapports de vos distributeurs tels qu'ils arrivent, et chaque contrat est saisi une fois, ou proposé par l'IA à partir du document signé. Pendant l'accès anticipé, nous préparons vos prochains relevés avec vous et vérifions chaque chiffre à la main.
Mon distributeur est-il compatible ?
Oui, s'il fournit un rapport en CSV, en Excel ou en ZIP. Le format de chaque distributeur se décrit une fois : pendant l'accès anticipé, nous configurons le vôtre avec vous, à partir de l'un de vos vrais rapports.
Et quand nous sommes plusieurs ?
Chacun travaille sur son ordinateur, et chaque ordinateur du label garde une copie chiffrée et synchronisée de la même base : il n'y a plus de fichier à s'envoyer. Un nouvel ordinateur rejoint le label avec une invitation de douze mots. Labelmate garde une trace signée de chaque modification, mais n'a pas encore d'écran pour la consulter : ce qu'il vous montre, c'est d'où vient chaque chiffre.
Avec Labelmate
Le même semestre, sans rien recopier
Labelmate reprend chacun de ces écueils, dans l'ordre où ils se présentent. Vous validez ce qui entre dans le calcul, et le calcul n'est jamais confié à l'IA.
- 1
Les rapports arrivent tels quels
Labelmate repère les rapports de distributeur dans la boîte mail du label, qu'il lit sans rien y déplacer ni supprimer, ou vous déposez le fichier vous-même. CSV, Excel ou ZIP, exactement comme le distributeur l'a envoyé. Labelmate vérifie que les lignes correspondent au total du rapport et signale un fichier déjà importé.
- 2
Chaque contrat est lu une fois
Si vous activez l'IA, elle lit le contrat et propose le taux et l'avance, chacun avec le passage exact d'où il vient. Vous acceptez, le formulaire du contrat s'ouvre déjà rempli, vous vérifiez et vous enregistrez. Sans IA, vous saisissez ces conditions vous-même, une seule fois. Ensuite, chaque relevé s'en sert.
- 3
Les factures deviennent des coûts récupérables
Avec l'IA, les factures trouvées dans vos e-mails vous sont proposées comme coûts récupérables ; sans elle, vous ajoutez un coût en quelques champs. Une facture en retard, datée d'une période déjà émise, compte sur le relevé suivant au lieu d'être perdue, et garde sa vraie date.
- 4
Le moteur fait le calcul
Taux, avances, coûts récupérables, soldes reportés : un moteur testé fait le calcul, jamais l'IA, et donne le même résultat à chaque fois. Ce qui reste à récupérer passe d'une période à l'autre sans que personne le recopie, et chaque chiffre renvoie à la ligne du rapport d'où il vient.
- 5
Vous émettez les relevés
Un PDF par artiste, avec le détail ligne à ligne et les rapports d'origine, archivé en PDF/A avec les données du calcul jointes. Une fois émise, la période est verrouillée : ses chiffres ne changent plus. Le paiement part ensuite de votre banque, comme aujourd'hui.
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Photos Kampus Production, RDNE Stock project, Kaboompics, Zulfugar Karimov sur Pexels.